Handleiding

Aan de slag

Toegang krijgen

• Uitnodiging: heb je per e-mail een uitnodigingscode gekregen, kies dan op de inlogpagina Ik heb een uitnodigingscode. Vul de code en het e-mailadres in waarop je bent uitgenodigd en kies een wachtwoord (minimaal 12 tekens).
• Toegang aanvragen: zonder uitnodiging kies je op de inlogpagina Vraag toegang aan. Je krijgt een e-mail om je adres te bevestigen. De beheerder beoordeelt je aanvraag; zodra je kunt inloggen krijg je een e-mail.
• Nieuwe accounts kunnen het portaal 48 uur gratis gebruiken vanaf de eerste volledige login. Daarna is een abonnement nodig (zie Account en abonnement).

Inloggen met tweestapsverificatie (2FA)

2FA is voor iedereen verplicht. Je hebt een authenticator-app op je telefoon nodig, bijvoorbeeld Google Authenticator, Microsoft Authenticator of 1Password.

1. Log in met je e-mailadres en wachtwoord.
2. De eerste keer zie je een QR-code. Open je authenticator-app, kies Account toevoegen en scan de code. Lukt scannen niet, typ dan de instelsleutel onder de QR-code over (tijdgebonden, 6 cijfers, 30 seconden).
3. Vul de zescijferige code uit de app in en kies 2FA activeren.
4. Je krijgt tien eenmalige herstelcodes. Bewaar ze op een veilige plek (bijvoorbeeld je wachtwoordmanager). Ze worden maar één keer getoond.
5. Bij volgende logins vul je na je wachtwoord steeds de actuele code uit de app in.

Telefoon kwijt of wachtwoord vergeten

• Authenticator kwijt: vul bij de tweede stap één van je herstelcodes in plaats van de app-code in. Elke herstelcode werkt één keer. Maak daarna via Account → Beveiliging nieuwe herstelcodes.
• Geen herstelcodes meer: neem contact op met de beheerder. Na een persoonlijke identiteitscontrole zet de beheerder je 2FA terug; je koppelt dan opnieuw een authenticator.
• Wachtwoord vergeten: vraag de beheerder om een herstelcode (15 minuten geldig) en kies op de inlogpagina Wachtwoord vergeten?. Je 2FA blijft daarbij gewoon actief.

Terug naar inhoud

Het menu

Mijn raadswerk

Startpagina: komende vergaderingen, termijnen van toezeggingen en moties, en vragen die nog op antwoord wachten.

Zoeken

Zoeken in alle raadsstukken van de gekozen gemeente en in je eigen stukken.

Analyses

Analyses van begrotingen en AI-analyses die je zelf aanvraagt.

Dossiers

Je eigen werkmappen per onderwerp, met notities, bronnen, gebeurtenissen en voorbereidingskaarten.

Stukken

Je eigen stukken: PDF's die je zelf hebt toegevoegd.

Berichten

Uitnodigingen voor dossiers en verzoeken om leestoegang.

Account

Je profiel, wachtwoord, beveiliging, teams en abonnement.

Beheer

Alleen zichtbaar voor de beheerder.

Op een telefoon staat het menu als tabbalk onderaan het scherm; Handleiding, Account en Uitloggen staan dan rechtsboven. Op een computer staat Uitloggen naast je naam linksonder.

Terug naar inhoud

Mijn raadswerk

De startpagina verzamelt uit al je dossiers wat aandacht vraagt:

• Komende vergaderingen waarvoor je een voorbereidingskaart hebt gemaakt.
• Termijnen: open toezeggingen en moties waarvan de termijn verstreken is of binnen 14 dagen afloopt.
• Vragen zonder antwoord: bespreekvragen met de status Gesteld.

Met de filters bovenaan beperk je de lijst tot één gemeente of één dossier. Via Alle open toezeggingen en moties zie je het volledige overzicht.

Terug naar inhoud

Zoeken in raadsstukken

1. Kies Zoeken en controleer bovenaan de gemeente. Met Wissel gemeente kies je een andere gemeente uit je abonnement.
2. Typ een paar kernwoorden (geen hele zin). Beperk eventueel op jaar en kies sorteren op relevantie of datum.
3. Klik op een resultaat om het stuk op de juiste pagina te openen. De gevonden woorden zijn gemarkeerd.

Geavanceerd zoeken

• "woordgroep tussen aanhalingstekens" zoekt exact die woorden achter elkaar.
• parkeren OF verkeer vindt stukken met één van beide woorden.
• -woord sluit een woord uit.

Waar komen de stukken vandaan?

Raadsstukken komen uit de centrale raadsdatabase. Landgraaf en de buurgemeenten (Kerkrade, Heerlen, Brunssum, Voerendaal, Simpelveld en Beekdaelen) worden elke nacht bijgewerkt. Je eigen PDF's worden altijd meegezocht. De tekst is automatisch uit PDF's gehaald en kan fouten bevatten: controleer belangrijke passages in het origineel via Open het origineel bij de gemeente.

Een stuk lezen

• Blader met Vorige pagina en Volgende pagina of ga direct naar een paginanummer.
• Bij een stuk dat op een agenda stond, zie je de vergadering. Klik erop voor de volledige agenda met alle stukken.
• Bewaren in dossier: kies een dossier om deze pagina als bron te bewaren.
• Gebeurtenis vastleggen: leg een besluit, toezegging, motie of bedrag uit dit stuk direct vast in een dossier, met het citaat als bewijs (zie Gebeurtenissen).

Terug naar inhoud

Dossiers

Een dossier is een werkmap over één onderwerp, bijvoorbeeld "Parkeerbeleid centrum". Een nieuw dossier is altijd privé: alleen jij hebt toegang.

Aanmaken en bewerken

• Aanmaken: Dossiers → Nieuw dossier. Kies werkruimte (persoonlijk of team), gemeente, titel en eventueel een omschrijving.
• Titel en omschrijving wijzigen: open in het dossier Titel en omschrijving bewerken. Iedere eerdere versie blijft bewaard.
• Eerdere versie terugzetten: Versiegeschiedenis → Herstel (alleen de eigenaar).
• Tegelijk bewerkt? Heeft iemand anders het dossier intussen gewijzigd, dan krijg je een melding en kies je zelf: jouw invoer aanpassen of de huidige versie behouden. Er wordt nooit iets ongemerkt overschreven.

Notities

• Toevoegen: typ onder Notitie toevoegen en kies Notitie opslaan. Wat je typt wordt tussentijds als concept bewaard.
• Bewerken of verwijderen: klik in de tijdlijn onder je notitie op Bewerken of verwijderen. Je kunt alleen je eigen notities wijzigen; de dossiereigenaar kan ook notities van anderen verwijderen.

Bronnen en analyses in het dossier

• Bewaar een raadsstuk of analyse vanuit het stuk zelf met Bewaren in dossier.
• Weer weghalen: klik in de tijdlijn op Uit dossier halen. Alleen de verwijzing verdwijnt; het raadsstuk of de analyse zelf blijft bestaan.
• Eigen PDF's haal je uit het dossier via Eigen stukken → Uit dossier in de zijkolom.

Tijdlijn

Alles in het dossier staat op datum: bronnen op de datum van het stuk, gebeurtenissen op de datum waarop ze plaatsvonden en notities op de dag dat ze zijn geschreven. Met de knoppen boven de tijdlijn filter je op soort (gebeurtenissen, toezeggingen, moties, besluiten, bedragen, bronnen, notities of analyses).

Downloaden

Download als tekstbestand maakt een export van het hele dossier, inclusief tijdlijn en de historie van gebeurtenissen.

Samenwerken

• Zet eerst bij Account → Profiel open voor samenwerking aan. Alleen leden die dat ook hebben gedaan, kun je uitnodigen.
• Uitnodigen: Toegang beheren → Iemand uitnodigen. Een lezer mag alleen lezen. Een bewerker mag inhoud toevoegen en bewerken; dat kan alleen in een dossier in een teamwerkruimte.
• De uitnodiging verschijnt bij Berichten van de ander en is 14 dagen geldig.
• Toegang intrekken: Toegang beheren → Verwijderen naast de naam.
• Vindbaar maken: met Vindbaarheid zien andere leden alleen de titel, gemeente en jouw naam (nooit de inhoud). Zij kunnen leestoegang vragen; jij beslist bij Berichten.
• Dossier van een ander verlaten: kies in de zijkolom Dossier verlaten.

Dossier verwijderen

Alleen de eigenaar kan een dossier verwijderen: Dossier verwijderen onderaan de zijkolom, vink de bevestiging aan en kies de knop. Alle notities, bewaarde bronnen, gebeurtenissen, voorbereidingskaarten, versies en de toegang van anderen verdwijnen definitief. Je eigen PDF's blijven bewaard bij Eigen stukken. Download het dossier eerst als je iets wilt bewaren.

Terug naar inhoud

Gebeurtenissen, toezeggingen en moties

Een gebeurtenis legt vast wát er gebeurde: een besluit, toezegging, motie, amendement, vraag, antwoord, bedrag of iets anders. Toezeggingen en moties hebben een status en eventueel een termijn, zodat je ze kunt bewaken.

• Toevoegen: in het dossier onder Gebeurtenis toevoegen, of vanuit een raadsstuk met Gebeurtenis vastleggen. Plak bij voorkeur het letterlijke citaat uit het stuk; het portaal controleert of het citaat echt op die pagina staat.
• Status bijwerken: open de gebeurtenis en kies bij Status bijwerken: Open, Afgedaan volgens bron, Vervallen of Onbekend. Bij Afgedaan kun je de bron van de afdoening vastleggen.
• Bewerken: open de gebeurtenis → Gebeurtenis bewerken.
• Verwijderen: open de gebeurtenis → Gebeurtenis verwijderen. De gebeurtenis verdwijnt uit de tijdlijn; de geschiedenis van wijzigingen blijft wel bewaard en staat in de dossierexport.
• Overzicht: Open toezeggingen en moties toont alle open punten uit al je dossiers, verlopen termijnen eerst.

Terug naar inhoud

Vergaderingen voorbereiden

Met een voorbereidingskaart bereid je één agendapunt van een vergadering voor.

• Maken: in een dossier → Voorbereidingskaart maken. Vul datum, orgaan (raad, commissie, presidium of overig), agendapunt en eventueel samenvatting en standpunt in.
• Bespreekvragen: voeg vragen toe en houd de status bij: Concept, Gesteld, Beantwoord of Vervallen. Leg het antwoord vast zodra je het hebt. De volgorde pas je aan met de pijltjes omhoog en omlaag; met Verwijderen haal je een vraag weg.
• Bronnen en gebeurtenissen koppelen: koppel raadsstukken of gebeurtenissen uit het dossier aan de kaart; met Ontkoppelen of Weg haal je ze er weer af.
• Vergadermodus: een compacte weergave voor tijdens de vergadering. Je kunt daar snel een vraag op Gesteld zetten of een antwoord vastleggen.
• Afdrukken: de afdrukweergave geeft een nette versie op papier of als PDF.
• Bewerken of verwijderen: open de kaart → Kaart bewerken of Kaart verwijderen. Een vraag verwijder je bij de vraag zelf.

Terug naar inhoud

Eigen stukken (PDF)

Voeg zelf PDF's toe die niet in de centrale database staan, bijvoorbeeld fractiestukken of beantwoordingen. Eigen stukken zijn privé; dossierleden kunnen ze alleen lezen als je het stuk in een gedeeld dossier zet.

• Toevoegen: Stukken → Stuk toevoegen. Kies de PDF en vul titel, datum, gemeente en soort in. Maximaal 20 MB per bestand, 20 stukken per dag en 500 MB in totaal.
• De tekst wordt op de achtergrond uit de PDF gehaald. Bij een scan wordt tekstherkenning (OCR) gebruikt; dat kan enkele minuten duren. Mislukt het, kies dan Opnieuw verwerken (met tekstherkenning).
• Gegevens wijzigen: open het stuk → Gegevens wijzigen.
• In een dossier zetten of eruit halen: via Bewaren in dossier bij het stuk, of Uit dossier in de zijkolom van het dossier.
• AI-toestemming: standaard gaat geen tekst van je eigen stukken naar een AI-dienst. Pas als je dat bij het stuk toestaat, kunnen passages worden gebruikt voor een analyse.
• Verwijderen: open het stuk → Stuk verwijderen. Het stuk verdwijnt ook uit alle dossiers. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Terug naar inhoud

Analyses

• Analyses bekijken: Analyses toont per gemeente de beschikbare begrotingsanalyses en je eigen AI-analyses. Elke bevinding heeft een bron met pagina; controleer die altijd.
• Zelf een analyse aanvragen: stel bij Nieuwe analyse aanvragen een concrete vraag, kies eventueel een jaar en de bronnen. Een gratis taalmodel (Gemini of Groq) zoekt antwoorden in de gekozen stukken. Bevindingen zonder controleerbare bron worden weggelaten.
• Je kunt vijf analyses per dag aanvragen en er staat er maximaal één tegelijk in de wachtrij. Vernieuw de pagina na een paar minuten voor het resultaat.
• Bewaren: Bewaren in dossier. Downloaden: als PDF (indien beschikbaar) of als tekstbestand. Met Mail deze analyse naar mij krijg je de tekst in je mailbox.
• Verwijderen: je eigen AI-analyse verwijder je via Analyse verwijderen onderaan de zijkolom. Ze verdwijnt dan ook uit dossiers waarin je haar had bewaard.

Terug naar inhoud

Berichten

• Uitnodigingen: iemand nodigt je uit voor een dossier. Kies Accepteren of Afwijzen. Een uitnodiging verloopt na 14 dagen.
• Verzoeken om leestoegang: iemand vraagt toegang tot jouw vindbare dossier. Kies Leestoegang geven of wijs af.
• Bij een nieuwe uitnodiging of een nieuw verzoek krijg je ook een e-mail. Dat zet je uit bij Account → Profiel → Meldingen per e-mail ontvangen.

Terug naar inhoud

Account en abonnement

• Profiel: je naam, organisatie, voorkeursgemeente (de standaardgemeente bij zoeken) en of je open staat voor samenwerking.
• E-mailadres wijzigen: vul het nieuwe adres en je huidige wachtwoord in. Je krijgt een bevestigingslink op het nieuwe adres; pas na het openen daarvan wordt het je inlogadres. Geen mail ontvangen? Kies Bevestigingsmail opnieuw sturen (kijk ook in je spammap).
• Meldingen per e-mail: zet je aan of uit bij Profiel. Mails over je account, je betalingen en het aflopen van je proefperiode of abonnement krijg je altijd.
• Wachtwoord wijzigen: vul je huidige en tweemaal je nieuwe wachtwoord in. Andere sessies worden daarna afgemeld.
• Beveiliging: maak met je wachtwoord nieuwe 2FA-herstelcodes. Je oude codes vervallen dan.
• Teams: maak een teamruimte (maximaal twee) om met maximaal vijf leden samen dossiers te bewerken. Met Leden uitnodigen maak je een uitnodigingscode; met Uitnodiging intrekken of Uit team verwijderen trek je toegang weer in.
• Abonnement: kies Persoonlijk of Team en eventueel extra gemeenten. Je krijgt een betaalopdracht met een kenmerk, ook per e-mail; maak het bedrag met dat kenmerk over. Na controle van de betaling verlengt de beheerder je toegang met een maand en krijg je een bevestiging per e-mail. Kort voor het einde van je proefperiode of abonnement krijg je een herinnering. Een open betaalopdracht kun je annuleren zolang je nog niet hebt betaald.

Terug naar inhoud

Concepten en niet-opgeslagen werk

• Wat je in een notitie of voorbereidingskaart typt, wordt tussentijds als concept op de server bewaard, ook als je browser sluit. Concepten blijven 14 dagen bewaard.
• Verlaat je een pagina met niet-opgeslagen wijzigingen, dan waarschuwt de browser je eerst.
• Mislukt opslaan, bijvoorbeeld door een verlopen sessie, dan blijft je invoer bewaard en kun je het na opnieuw inloggen alsnog opslaan.

Terug naar inhoud

Overzicht: wat kun je wijzigen of verwijderen?

Raadsstukken uit de centrale database kun je niet wijzigen of verwijderen: die zijn van de gemeente.

Terug naar inhoud

Problemen oplossen

"Code klopt niet" bij 2FA

Controleer of de tijd op je telefoon automatisch wordt ingesteld. Gebruik de code die nu in de app staat, niet een oudere.

Ik zie een gemeente niet

Je abonnement bepaalt welke gemeenten je kunt kiezen. Staat de gemeente er helemaal niet bij, vraag de beheerder om haar toe te voegen.

Een stuk heeft geen tekst

De PDF is een scan of nog in verwerking. Open het origineel, of kies bij een eigen stuk Opnieuw verwerken (met tekstherkenning).

"De centrale raadsdatabase is tijdelijk niet bereikbaar"

Zoeken in raadsstukken lukt even niet. Je dossiers, notities en eigen stukken werken gewoon. Probeer het later opnieuw.

Ik krijg geen mail van het portaal

Kijk in je spammap en voeg info@raadsportaal.vetech.nl toe aan je contacten. Controleer bij Account of je adres klopt en bevestigd is.

Mijn proefperiode is voorbij

Je wordt naar Account gestuurd. Kies daar een abonnement; je gegevens blijven bewaard.

Terug naar inhoud